Recherche de bureaux : Les clés de la réussite

En cette rentrée, peut-être avez-vous projeté de changer de locaux ou venez-vous de créer votre entreprise et êtes  à la recherche de vos tout premiers bureaux ?

Quelle que soit votre situation, aguerri de la chasse aux bureaux ou novice dans cette jungle de prix au m²/an et de surface utile ou locative, voici les questions incontournables à vous poser avant d'entreprendre toute recherche ou, en d'autres termes, comment déterminer votre cahier des charges.

Quelle taille ?

Si le code du travail n'impose aucune obligation an matière de surface minimale, il fixe néanmoins des exigences de sécurité et d'hygiène qui reviennent à réserver un espace minimum au salarié.

La norme Afnor NF X 35-102 recommande un espace de travail minimum de :

- 10 m² par personne, que le bureau soit individuel ou collectif.

- 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques par exemple).

Les bases étant posées,  nous pouvons approfondir la réflexion:

De quelle façon travaillez-vous ?

Avez-vous instauré un jour de télétravail hebdomadaire ? Vos salariés travaillent-ils dans des centres de coworking ? A quelle fréquence ?

Postes de travail fixes ou flexibles ?

Quel type de bureaux ? Full open-space ou bureaux cloisonnés ? Aurez-vous besoin de salle de réunion ou de repos, d'une cuisine... ?

Pour info, les jeunes diplômés sont plus attirés par les bon vieux bureaux cloisonnés que par le flex-office !

Votre entreprise sera-t'elle amenée à se développer dans les prochains mois/ années ?

Votre entreprise a-t'elle prédéfini sa stratégie immobilière ?

Il peut être difficile d'optimiser et surtout d'anticiper ses besoins tant en termes de surfaces qu'en recrutement ou en temporalité,  c'est pourquoi il convient de se faire accompagner par des professionnels dans cette réflexion à moyen et long terme.

Une fois ces éléments déterminés, vous serez confrontés à la question de la surface utile / surface locative.

Définitions :

- La surface utile et celle dont vous avez réellement besoin que vous pouvez calculer un utilisant les ratios de surfaces par salariés recommandés par la norme Afnor.

- La surface locative ajoute à la surface utile, les parties communes de l'immeuble (circulations verticales, hall d'accueil...). C'est elle qui sert de référence pour le calcul du loyer.

Quel budget ?

Les frais fixes :

Au loyer, généralement exprimé au m²/an , hors taxe et hors charge, s'ajouteront :

- Les charges qui comprennent L’électricité, l'eau, le chauffage, les frais de ménage, l'eau...

- L'assurance (obligatoire) 

- Les taxes : l'impôt foncier, la taxe sur les ordures ménagères (TEOM) et la taxe bureaux (applicable uniquement dans la région Île de France).

Les frais liés à votre installation :

- Les honoraires de commercialisation (compris généralement entre 15 et 30% du loyer annuel hors taxes)

- Le dépôt de garantie (correspondant à 3 mois de loyer, hors taxes et hors charges)

- Les frais de déménagement

Quelle localisation ?

Pour 42% des salariés, la localisation est prioritaire. Afin d'attirer de nouveaux talents et de fidéliser vos salariés, misez sur des locaux situés dans un quartier dynamique, à proximité des transports en commun !

Et parce-que l'aménagement des espaces de travail est aujourd'hui un facteur déterminant de bien-être et d productivité, consultez vos collaborateurs, les faire participer favorisera leur sentiment d’appartenance à l'entreprise et pourra vous éviter bien des écueils !


By   Anne D




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